Klachtenregeling
Klik Bewind is continu bezig om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren. Mocht u niet tevreden zijn over ons, horen wij het graag. Met uw klachten kunnen wij onze dienstverlening op een nog hoger niveau brengen.
Deze klachtenregeling is opgesteld om u te helpen bij een klacht of bezwaar over onze organisatie. In deze klachtenregeling wordt een beschrijving gegeven van de voorwaarden, hoe u moet handelen bij onvrede over onze dienstverlening en hoe dit door ons afgehandeld gaat worden.
1. Algemene bepalingen
1.1. De klachtenregeling is van toepassing op alle werkzaamheden van Klik Bewind.
1.2. In de klachtenregeling wordt verstaan onder:
- rechthebbende: de persoon wiens goederen door de rechter onder bewind zijn
gesteld en van wie de rechter heeft bepaald dat wij de bewindvoerder zijn
- bewindvoerder: Klik Bewind, Postbus 60, 5410 AB Zeeland, KvK-nummer: 64840832
- klacht: een schriftelijke/mondelinge en uitdrukkelijk als klacht bij bewindvoerder
ingediende uiting van onvrede over de dienstverlening van de bewindvoerder.
1.3. Ook betrokkenen van een rechthebbende kunnen een klacht indienen. De
rechthebbende kan zich bij het indienen van een klacht door iemand laten
vertegenwoordigen. De bewindvoerder zal in dat geval van een gemachtigde een
schriftelijke machtiging verlangen.
2. Indienen van een klacht
Indien een klant van Klik Bewind een klacht heeft over onze organisatie kan er een klacht ingediend te worden. Bij het indienen van een klacht is het volgende belangrijk:
2.1. Klachten kunnen schriftelijk, digitaal of mondeling ingediend worden bij
Klik Bewind
Postbus 60
5410 AB Zeeland
Tel.nr.: 06-86693909.
2.2. Een klacht moet zijn ondertekend of via het mailadres van de indiener zijn verzonden
en bevat tenminste de volgende informatie:
- naam, bij gemachtigde de relatie met rechthebbende en het adres van de indiener
- naam van de persoon tegen wie de klacht is gericht
- een zo compleet mogelijke beschrijving van het gedrag of de gebeurtenis waartegen
de klacht is gericht en (als dat mogelijk is) een datum waarop dit heeft plaatsgevonden
- eventuele bewijsstukken.
2.3. Indien een klacht niet compleet is, wordt rechthebbende in de gelegenheid gesteld
om ontbrekende informatie aan te vullen.
3. Ontvangstbevestiging
De bewindvoerder bevestigt de ontvangst van een klacht schriftelijk binnen vijf werkdagen. Als de klacht door een gemachtigde is ingediend, wordt de ontvangstbevestiging aan de gemachtigde gestuurd.
4. Behandeling van de klacht
Klachtenbehandeling vindt plaats volgens de aanbevelingen van de LOVCK. De rechthebbende kan zich voor of tijdens de behandeling van de klacht ook wenden tot de kantonrechter of een andere burgerlijke rechter. De bewindvoerder is niet verplicht een klacht in behandeling te nemen als de klacht anoniem is.
5. Afhandeling van de klacht
5.1. De bewindvoerder bepaalt de wijze van behandeling van de klacht met inachtneming
van het volgende:
- De bewindvoerder hoort de cliënt persoonlijk of telefonisch binnen 2 weken na
ontvangst van de klacht. Beide partijen kunnen zich bij dit gesprek laten bijstaan.
- De bewindvoerder lost de klacht zo mogelijk direct op.
- Indien de klacht niet direct op te lossen is, wordt de klacht in onderzoek genomen.
De cliënt wordt hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.
- Het onderzoek neemt maximaal 3 weken in beslag.
5.2. Bij de behandeling van de klacht worden door de bewindvoerder de volgende punten
nagegaan:
- is de klacht in strijd met een wettelijk voorschrift of een voor de organisatie
geldende regeling
- is de klacht in overeenstemming met de dienstverlening waartoe de organisatie zicht
heeft verbonden en/of
- is de klacht na afweging van alle feiten en omstandigheden in redelijkheid
toelaatbaar.
5.3. De rechthebbende (of de gemachtigde) wordt schriftelijk en gemotiveerd in kennis
gesteld van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht, evenals van de eventueel
verdere maatregelingen die naar aanleiding van de bevindingen genomen zijn of zullen
worden genomen.
5.4. Indien de klacht direct in het persoonlijk gesprek is opgelost, maakt de
bewindvoerder van dit gesprek een verslag. Een kopie van dit verslag zal binnen vijf
werkdagen na het gesprek aan de rechthebbende (of de gemachtigde) worden gestuurd.
5.5. De bewindvoerder zal tegelijk met het verslag schriftelijk aan rechthebbende laten
weten hoe de klacht is afgehandeld.
5.6. De klacht kan door de bewindvoerder ongegrond verklaard worden. Hierover zal de
cliënt schriftelijk worden geïnformeerd.
Archivering en registratie
De bewindvoerder archiveert de klacht en de bijbehorende stukken in het dossier van de rechthebbende en in een daartoe bestemde ordner.
Ook wordt er een registratie bijgehouden van de voortgang van de afhandeling van elke klacht, het aantal klachten per jaar, hoeveel klachten er binnen 6 weken zijn afgehandeld en hoeveel klachten gedurende het desbetreffende jaar gegrond zijn verklaard. Indien een klacht aanleiding is geweest voor een aanpassing van de procedure, maakt de bewindvoerder daarvan melding.